中山市方方智能科技有限公司

方方智能:倡导“绿色节约”的无纸化会议系统

        近年来,以无纸化会议管理为突破开展创新实践,大力推进节约型机关创建工作,取得良好成效。

一、把握“无纸化”的本质——科技创新


        科技赋能会议管理。办公室积极推动远程视频、移动互联、云技术等科技创新成果的合理应用,开发集成化的会议管理系统,初步实现将会议管理从线下转至线上。
 

        如会前的议题收集、通知发送、文件流转等工作,由原来的邮件办理、纸质文件报送改为会议系统统一处理;会中的文件浏览、批注由原来的纸质材料改为电子材料;会后的归档、查询、统计等工作,由原来的纸面处理改为电子化操作,督办工作则由原来的填报Excel表格方式改为线上分发、催办、汇总、统计。
 

        结合实际分步实施。在推动无纸化会议管理过程中,坚持创新与务实相结合,分步推进。办公室注重理念倡导,引导下属单位根据各自管理特点和个性化需求,有重点地进行创新。
 
 
二、扭住“无纸化”的目标——降本增效
 

        大幅下降会议成本。粗略估算,推行无纸化会议后,能够帮助公司每年节省的纸张数量约200万张以上,较好地贯彻了绿色环保节能的要求。
 

        大幅提升管理效率。电子材料替代纸质材料后,许多原本繁杂的工作都得到了简化,避免了材料准备多放、漏放、顺序错乱等问题;遇到材料内容出错等突发情况,短时间即可完成线上替换,免去收回材料和重新打印装订、分送材料的过程,简化了操作流程,减轻了办会负担。会议管理系统上线运行后,会议通知、材料查询、数据统计、督查督办、电子归档等工作均可在线上完成,原本工作量巨大的统计检索均可一键实现,会议管理更加规范便捷,效率得到大幅提升。
 

        用户体验显著改善。无纸化会议的推广过程中,参会人员的体验是最为关键的,最大的挑战也是来自参会人员阅读习惯的改变。
 

        面对这一情况,办公室采取稳步推进的策略,设置过渡期,针对全集团工作会议等重要会议,开始阶段采取纸质材料和电子材料并行的方式,既为会议系统试运行期间可能出现的不稳定上了保险,又照顾了阅读习惯,待参会人员习惯使用电子材料后再逐步取消纸质材料。
 

        同时,优化会议管理系统的操作方式,在翻阅材料功能上做一些便捷性创新,丰富人性化功能,提升系统使用体验;加强对参会人员的辅导培训,帮助尽快适应并建立新的阅读习惯。
 

        从实践来看,经过一段适应期,参会人员普遍接受电子化方式阅读会议材料,会议管理系统的便捷性也得到了广泛认可。
 
三、坚守“无纸化”的底线——安全可控
 

        确保无纸化会议安全可靠。办公室在推行无纸化会议过程中,始终坚守安全底线,只要发现安全关过不了的,宁可放慢一些速度、放弃一些便捷。如,严格执行保密工作有关要求,对于涉密的议题内容继续使用纸质材料。保密要求高的会议如党委会等采取纸质材料和电子材料并行的方案。
 

        确保会议管理系统安全可控。办公室在推动系统建设过程中,在保障应用系统和数据安全可控上进行了积极探索。会议管理系统的各个模块在建设时通过评估内外网应用、所支持会议的重要级别程度等特点,合理设计和实施安全管控措施。
 

        尤其是对可通过互联网访问的功能模块,利用多种技术手段从终端应用、网络传输、后台服务各个环节做好技术加固,最大程度地防范黑客入侵、数据泄露等风险。比如,限制电子材料下载,并增加有姓名或编号的页面水印,防止参会代表拍照转发;控制权限,参会代表只能看到所涉议题的材料,不同层级领导设置不同的查阅权限,有关部门查阅材料须经领导审批同意;对电子材料采取加密传输、网络分区等管控措施。